1. Rekisterinpitäjä

Odeal Oy (Y-tunnus: 2269472-8)

Niittyläntie 5, 00620 Helsinki

 

Odeal Oy:n asiakaspalvelu

Sähköpostiosoite: [email protected]

tai postitse:

Odeal Oy / Tietosuoja

Niittyläntie 5, 00620 Helsinki

 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten:

• Käyttäjän tietojen ylläpito
• Käyttäjien valtuuttamien toimeksiantojen suorittaminen, kuten laskujen lähetys, palkanmaksu, vakuutusasioiden hoitaminen, perintä
• Kyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten veroasioiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Odeal Oy:n oikeutettuun etuun. Henkilötietoja voidaan käyttää myös Odeal Oy:n markkinointiin, ellei käyttäjä ole kieltänyt tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin. Käyttäjiä profiloidaan ja henkilötietojen perusteella voidaan tehdä automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, kuten lisäpalveluiden kohdennettuun tarjoamiseen.

 

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot (puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite)
• Ikä
• Sukupuoli
• Ammatti
• Henkilötunnus
• Kansalaisuus ja tiedot työluvasta tarvittaessa
• Verotustiedot
• Mahdolliset ulosottotiedot
• Palkanmaksuun liittyvät tiedot
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tiedot asiakkaan valtuuttamista toimeksiannoista
• Asiointiin liittyvät tarpeelliset tunniste- ja tekniset käyttötiedot, kuten asiakaspalvelun puhelutaltiot, evästeet ja lokitiedot, kilometrikorvauksiin liittyvä paikannustieto
• Kopio henkilöllisyystodistuksesta tarvittaessa

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta. Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai työnantajalta, joka on luovuttanut valtakirjalla meille oikeuden käsitellä ja pitää henkilötietorekisteriä työntekijöistään siitä riippumatta, ovatko he itse rekisteröityneet käyttäjiksi. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös kolmansilta osapuolilta, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja muilta viranomaisilta sekä palkanmaksuun liittyviltä tahoilta. Itse rekisteröitymättömien käyttäjien tietoja käsitellään ja suojataan samalla tavalla kuin itse rekisteröityneiden käyttäjien tietoja. Työnantaja on velvollinen osaltaan huolehtimaan työtekijöiden tietoturvasta ja yksityisyyden suojasta. Kolmansilta osapuolilta saatavaa tietoa, jota käytetään palvelussa ja yhdistetään käyttäjän tietoihin, käsitellään ja suojataan palvelussa samalla tavalla kuin käyttäjien itse antamia tietoja.

 

5. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Odeal Oy:n lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

 

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten enintään 10 vuoden ajan henkilön viimeisestä käyttötapahtumasta, ellei rekisteröity ole peruuttanut mahdollisesti antamaansa suostumusta. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämän kuten esim. kirjanpitolain velvoitteen täyttämiseksi.

 

7. Rekisterin suojaus

Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, jonne pääsy on ainoastaan rekisterinpitäjällä ja rekisterinpitäjän valtuuttamilla teknisillä ylläpitäjillä.

 

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista ja oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada antamansa, häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Jos se on teknisesti mahdollista, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle.

 

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Odeal Oy ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Odeal Käyttöehdot

1 § Palvelun käyttäjällä tarkoitetaan työn suorittajaa, joka sopii suoraan toimeksiantajan, asiakkaansa kanssa työtehtävistään ja hinnoittelusta.

Odealilla tarkoitetaan laskutuspalvelu Odeal Oy:tä tai Odeal-konsernin tytäryhtiöitä.

2 § Odeal ei pääsääntöisesti markkinoi tai myy palvelun käyttäjien työsuorituksia. Mahdollisesta kattomarkkinoinnista ja muusta myynninedistämisestä sovitaan kulloinkin erikseen palvelun käyttäjien kanssa henkilökohtaisesti.

3 § Ennen palvelun käyttöä palvelun käyttäjän tulee luoda tunnukset laskuta.odeal.fi-sivustolle/verkkopalveluun. Rekisteröinti on onnistunut, kun Odeal vahvistaa sen sähköpostitse tai muutoin. Tunnusten luominen on aina maksutonta, eikä sido käyttäjää mihinkään. Elinkeinotoimintaa harjoittavan liikkeen- ja ammatinharjoittajan (myöhemmin elinkeinonharjoittaja), jolla on yritys- ja yhteisötunnus (myöhemmin Y-tunnus), elinkeinotoiminnasta saamaa tuloa ei voi käsitellä eikä maksaa hänelle laskutuspalveluyrityksen välityksellä palkkana.

4 § Odeal huolehtii käyttäjiensä tietosuojasta henkilötietolain ja sähköisen viestinnän tietosuojalain velvoitteiden mukaisesti. Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös kolmansilta osapuolilta, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja muilta viranomaisilta sekä palkanmaksuun liittyviltä tahoilta. Itse rekisteröitymättömien käyttäjien tietoja käsitellään ja suojataan samalla tavalla kuin itse rekisteröityneiden käyttäjien tietoja. Kolmansilta osapuolilta saatavaa tietoa, jota käytetään palvelussa ja yhdistetään käyttäjän tietoihin, käsitellään ja suojataan palvelussa samalla tavalla kuin käyttäjien itse antamia tietoja.

5 § Palvelun käyttäjä sopii työsuoritustaan mahdollisesti koskevat erimielisyydet suoraan toimeksiantajansa kanssa. Mikäli työntekijä ei pysty, halua tai muuten kykene korjaamaan aiheuttamaansa virhettä, Odealilla on oikeus korjauttaa virheellinen työsuorite ja periä kustannukset työntekijältä. Tämä koskee siis virheitä, ei tilannetta, jossa työn suorittaja jättää työsuoritteen kesken.

6 § Palvelun käyttäjät on vakuutettu lakisääteisillä vakuutuksilla. Odealilla on lisäksi vastuuvakuutus 1.000.000 euroon asti, joka korvaa mahdolliset kolmannelle osapuolelle aiheutuneet henkilö- ja esinevahingot vakuutusehtojen mukaan. Vakuutus ei korvaa vahinkoja, jotka ovat aiheutuneet epäammattimaisesti tehdystä työstä. Lisäksi voimassa on myös oikeusturvavakuutus, joka kattaa oikeudenkäyntikuluja 40.000 euroon asti. Jos ammattialaasi valvotaan viranomaisen toimesta, tulee sinun toimittaa riittävät dokumentit ammattipätevyydestäsi.

7 § Laskutushinta on työnsuorittajan puolelta määriteltävä siten, että siitä määräytyvä palkka ei ole ristiriidassa minimipalkkasäädösten tai alalla mahdollisesti sovellettavan työehtosopimuksen kanssa. Odeal pidättää oikeuden olla hyväksymättä toimeksiantoa.

8 § Palvelun käyttäjän on noudatettava työsuojelumääräyksiä. Hän myös vastaa ilmoittamiensa verottomien kulukorvausten sekä muiden kulujen oikeellisuudesta. Kulukuitit on toimitettava viimeistään maksamisen yhteydessä. Odeal pidättää oikeuden olla hyväksymättä kulukuitteja.

9 § Odeal maksaa palkan palvelun käyttäjälle, kun toimeksiantajan suoritus on saapunut tilillemme tai sopimuksemme mukaan. Palkka maksetaan, kun kaikki tarvittavat tiedot (palkansaajat, palkkion jakautuminen, matkalaskut, kuitit yms.) on toimitettu. Laskun arvonlisäverottomasta summasta vähennetään kulloinkin voimassa oleva palvelumaksu, lakisääteiset maksut ja vakuutukset sekä henkilökohtainen ennakonpidätys. Työntekijälle toimitetaan palkanmaksusta palkkaerittely sekä tarvittaessa mahdolliset muut todistukset työvoimatoimistoa tai ammattiliittoa varten. Maksettavat palkat ja kulukorvaukset ovat toimeksiannon mukaisesti sovittuja ja kertakaikkisia. Selvyyden vuoksi todetaan, että työn suorittajan ei tarvitse tehdä palkastaan ilmoituksia tai maksuja minnekään.

10 § Palvelun käyttäjällä ei ole oikeutta tehdä osamaksu-, alihankinta- tai luottosopimuksia Odealin puolesta, eikä tehdä hankintoja laskulla Odealin nimiin, ellei toisin sovita. Palvelun käyttäjien sopimien sopimusten henki tulee olla sellainen, että Odeal on laskutuspalveluyritys, operaattori ja työn suorittaja vastaa itse sopimusvelvoitteistaan. 

Alaikäiset, edunvalvonnassa olevat ja vajaavaltaiseksi julistetut käyttäjät.

Alle 18-vuotias käyttäjä tarvitsee palvelun käyttöön huoltajan suostumuksen ja lisäksi suosittelemme, että alaikäinen keskustelee huoltajansa tai huoltajiensa kanssa tietosuojasta ennen Palvelun käyttöönottoa. Käyttäjä, jolle on määrätty edunvalvoja, saattaa tarvita palvelun käyttöön edunvalvojansa suostumuksen ja lisäksi suosittelemme, että edunvalvonnassa oleva keskustelee edunvalvojansa kanssa tietosuojasta ennen Palvelun käyttöönottoa. Vajaavaltaiseksi julistettu käyttäjä tarvitsee palvelun käyttöön edunvalvojansa suostumuksen ja lisäksi suosittelemme, että vajaavaltaiseksi julistettu käyttäjä keskustelee edunvalvojansa kanssa tietosuojasta ennen Palvelun käyttöönottoa.

11 § Palvelumaksu on 2-5 prosenttia laskun arvonlisäverottomasta summasta. Palvelumaksu veloitetaan palkanmaksun yhteydessä suoraan laskutuksesta. Palvelumaksu on regressiivinen ja riippuu palvelun käyttäjän kokonaislaskutuksesta. Palvelumaksu on prosentuaalinen, mutta aina vähintään 15 euroa palkanmaksusta. Tämän lisäksi veloitamme kevytyrittäjältä toimialakohtaisen vakuutusmaksun sekä lakisääteisen sairasvakuutusmaksun (1,53% vuonna 2023). 

12 § Verokortti tulee toimittaa ennen palkanmaksua. Laskutusmääräyksen voi tehdä asiakkaalle, vaikka verokorttia ei olisi vielä toimitettu. On hyvä lisäksi tietää, että pääsääntöisesti palkanlaskijat odottavat verokortin toimittamista ennen palkan maksamista.

13 § Yli 500 euron yksittäisten hankintojen vähennysoikeus on sovittava hallinnon kanssa. Nyrkkisääntönä on, että työhön liittyvät materiaalikulut korvataan kuitteja vastaan. Pääsääntöisesti laitteet, koneet ja pitkäaikaiset työvälineet kannattaa vähentää omassa verotuksessa sillä laskutuspalvelun kautta vähennettäessä ne siirtyvät sen kirjanpidolliseen omistukseen.

14 §  Drone kuvaus. Odealin kautta ei pysty laskuttamaan drone- kuvausta.

Palvelun käyttö on osoitus siitä, että käyttäjä hyväksyy ja sitoutuu noudattamaan kulloinkin voimassa olevia Käyttöehtoja.

Odeal Oy pidättää oikeuden muutoksiin ilmoittamalla siitä käyttäjälle sähköpostitse tai Palvelun välityksellä.