Näin lasket ja laskutat kulukorvaukset kevytyrittäjänä (opas + esimerkkilista)
Kulukorvausten oikea käsittely on kevytyrittäjän tehokkain tapa optimoida omaa palkkaansa. Ero verovapaan ja veronalaisen korvauksen välillä on merkittävä: toinen maksetaan puhtaana käteen palkan päälle, toinen vaatii toimenpiteitä omassa verotuksessa. Onnistuminen edellyttää, että ymmärrät, mitkä kulut voit laskuttaa asiakkaalta ja mitkä ilmoitat suoraan laskutuspalvelulle.
Kaksi tapaa käsitellä kulut: laskuta asiakkaalta tai ilmoita laskutuspalvelulle
Työstä aiheutuneet kustannukset voi hoitaa kahdella eri tavalla, ja valinta riippuu sopimuksestasi asiakkaan kanssa.
Kulujen laskuttaminen suoraan asiakkaalta. Tämä on yksi tapa. Lisäät työstä aiheutuneet kulut, kuten materiaalihankinnat tai matkaliput, omiksi riveikseen työtä koskevalle laskulle. Tällöin kulut kasvattavat laskun loppusummaa ja tulevat katetuiksi suoraan asiakkaan maksulla. Tämä on yleistä esimerkiksi projekteissa, joissa materiaalikustannukset ovat merkittäviä.
Kulujen ilmoittaminen laskutuspalvelulle. Jos et laskuta kuluja erikseen asiakkaalta, vaan ne sisältyvät sovittuun kokonaishintaan, voit ilmoittaa ne laskutuspalvelulle kulu- tai matkalaskulla. Tällöin Odeal käyttää osan laskuttamastasi palkkiosta näiden kulujen kattamiseen ennen lopullisen palkanlaskennan tekemistä. Tämä menetelmä on tärkeä erityisesti verovapaiden matkakorvausten hyödyntämisessä.
Valitsit kumman tavan tahansa, sinun on toimitettava laskutuspalvelulle tosite (kuitti, matkalippu) jokaisesta kulusta.
Verovapaat matkakorvaukset: kilometrit ja päivärahat
Verovapaat matkakorvaukset ovat kevytyrittäjälle tehokas tapa kasvattaa nettopalkkaa, sillä niistä ei makseta veroja eikä sosiaalivakuutusmaksuja. Ne maksetaan sinulle täysimääräisinä palkan lisäksi, kunhan Verohallinnon asettamat ehdot täyttyvät.
Korvaukset koskevat niin sanottuja työmatkoja, jotka suuntautuvat erityiselle työntekemispaikalle. Tämä tarkoittaa asiakkaan tiloja tai muuta tilapäistä suorituspaikkaa – ei omaa pysyvää toimipistettäsi.
KilometrikorvausVoit saada verovapaata kilometrikorvausta, kun käytät omaa tai hallinnassasi olevaa ajoneuvoa työmatkoihin. Korvauksen saaminen edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä, josta ilmenee matkan ajankohta, syy, reitti ja ajetut kilometrit. Odeal tarjoaa tavan kirjata nämä tiedot matkalaskulle.
PäivärahaPäiväraha korvaa työmatkasta aiheutuneita kohonneita elantokustannuksia. Sen saamiseen vaikuttavat matkan kesto ja etäisyys.
Osapäiväraha: Työmatka kestää yli 6 tuntia.
Kokopäiväraha: Työmatka kestää yli 10 tuntia.
Etäisyysvaatimus: Työntekemispaikan on oltava yli 15 kilometrin päässä sekä asunnostasi että varsinaisesta työpaikastasi (ja lisäksi vähintään 5 kilometrin päässä kummastakin), riippuen siitä, kummasta matka on tehty.
Verohallinto vahvistaa vuosittain kilometrikorvausten ja päivärahojen enimmäismäärät. Odeal maksaa korvaukset näiden virallisten taksojen mukaisesti. Vuonna 2026 verovapaa kilometrikorvaus on 55 senttiä kilometriltä, osapäiväraha 25 euroa ja kokopäiväraha 54 euroa.
Vuoden 2025 alusta alkaen verovapaiden matkakulujen käsittely helpottui entisestään. Uusien sääntöjen myötä voit ilmoittaa matkakulut suoraan laskutuspalvelulle verovapaasti korvattavaksi, vaikka et laskuttaisi niitä erikseen asiakkaalta. Ajankohtaiset ohjeet ja muutokset kannattaa aina tarkistaa oman laskutuspalvelusi tiedotteista.
Veronalaiset kulukorvaukset: työvälineet, materiaalit ja muut hankinnat
Tähän ryhmään kuuluvat kaikki muut työn suorittamiseen liittyvät kulut, kuten työkalut, materiaalit, ohjelmistolisenssit tai vuokratun laitteen kustannukset. Näiden käsittely poikkeaa merkittävästi verovapaista matkakorvauksista.
Kun ilmoitat tällaisen kulun laskutuspalvelulle kuitin kanssa, palvelu korvaa sen sinulle laskuttamastasi summasta. Tämä korvaus on kuitenkin veronalaista tuloa. Se tarkoittaa, että laskutuspalvelu ilmoittaa sen tulorekisteriin palkkana, ja siitä pidätetään ennakonpidätys aivan kuten muustakin palkasta.
Tämä saattaa kuulostaa epäreilulta, mutta prosessiin kuuluu toinen vaihe: sinun tulee itse ilmoittaa nämä samat kulut tulonhankkimiskuluina omassa henkilökohtaisessa veroilmoituksessasi. Kun teet tämän, Verohallinto vähentää ne verotettavista tuloistasi, jolloin et lopulta maksa niistä veroa — kunhan kulujesi yhteissumma ylittää palkkatulosta automaattisesti myönnettävän 750 euron tulonhankkimisvähennyksen. Jos kulusi jäävät tämän rajan alle, ne sisältyvät jo automaattivähennykseen eikä niitä ole tarpeen erikseen ilmoittaa.
Tiivistetysti prosessi on kaksivaiheinen:
Saat laskutuspalvelulta veronalaisen kulukorvauksen.
Vähennät saman summan tulonhankkimiskuluna omassa esitäytetyssä veroilmoituksessasi (jos kulujesi kokonaismäärä ylittää 750 euroa).
Jos unohdat toisen vaiheen, maksat hankinnoistasi turhaan veroa. Siksi kuittien huolellinen säilyttäminen ja kulujen kirjaaminen ylös on äärimmäisen tärkeää.
Esimerkkilista: Mitä kuluja voit vähentää kevytyrittäjänä?
Alla on koottu lista yleisimmistä kuluista, jotka kevytyrittäjä voi ilmoittaa joko verovapaina tai veronalaisina korvauksina.
Verovapaat matkakulut (ilmoitetaan laskutuspalvelulle)
Kilometrikorvaukset: Oman auton käyttö työajoihin.
Päivärahat: Kotimaan ja ulkomaan työmatkoilta.
Matkaliput: Julkisten kulkuneuvojen (juna, bussi, lentokone) liput tositetta vastaan.
Majoittumiskulut: Hotellimajoitus työmatkan aikana tositetta vastaan.
Veronalaiset kulukorvaukset (ilmoitetaan laskutuspalvelulle JA omassa verotuksessa)
Työvälineet ja laitteet: Työkalut, tietokone, kamera tai muut laitteet, jotka ovat pääasiassa työkäytössä. Enintään 1 200 euron hankinnat voi yleensä vähentää kerralla, kalliimmat laitteet poistoina (enintään 25 % vuodessa menojäännöksestä).
Materiaalit ja tarvikkeet: Rakennustarvikkeet, toimistotarvikkeet, käsityömateriaalit tai muut työn suorittamisessa käytettävät aineet.
Ohjelmistot ja lisenssit: Työssä tarvittavien ohjelmistojen vuosi- tai kuukausimaksut.
Ammattikirjallisuus: Oman ammattitaidon ylläpitoon liittyvät kirjat ja ammattilehtien tilaukset.
Koulutukset: Kurssit ja seminaarit, jotka ylläpitävät tai kehittävät olemassa olevaa ammattitaitoasi.
Puhelin- ja nettiyhteydet: Työkäyttöön kohdistuva osuus kuluista. Yleensä 50 % hyväksytään ilman tarkempaa selvitystä, jos liittymillä on myös yksityiskäyttöä.
Markkinointikulut: Käyntikorttien painatus, mainonta sosiaalisessa mediassa, verkkosivujen kulut.
Edustuskulut: Asiakastapaamisiin liittyvät kulut. Huomioi, että näistä vain 50 % on vähennyskelpoista verotuksessa.
Työhuonevähennys — huomio vuodelle 2026: Jos saat tulosi kevytyrittäjänä palkkana (yleisin malli), et voi enää vähentää kaavamaista tai todellisiin kuluihin perustuvaa työhuonevähennystä vuoden 2026 verotuksessa. Verohallinto poisti tämän oikeuden palkkatuloista alkaen vuodesta 2026 — viimeisen kerran sen sai tehdä vuoden 2025 verotuksessa. Jos sen sijaan saat tulosi työkorvauksena, työhuonevähennys on edelleen mahdollinen, joko kaavamaisena (980 € / 490 € / 245 € kotona tehdyn työn määrän mukaan vuonna 2026) tai todellisten kulujen mukaan.
Miten kulukorvaukset ilmoitetaan ja laskutetaan käytännössä?
Prosessi on yksinkertainen, kunhan noudatat oikeaa järjestystä.
Sovi pelisäännöt asiakkaan kanssa. On tärkeää sopia etukäteen, miten kulut käsitellään. Sisältyvätkö ne sovittuun urakkahintaan vai laskutetaanko ne erikseen toteutuneen mukaan? Kirjallinen sopimus on aina paras.
Luo lasku laskutuspalvelussa.
Jos asiakas korvaa kulut: Lisää kulut laskulle selkeästi eriteltyinä riveinä, kuten "Materiaalit" tai "Matkakulut". Liitä kuitit laskun liitteeksi asiakasta varten, jos niin on sovittu.
Jos kulut sisältyvät hintaan: Laskuta asiakkaalta vain sovittu kokonaissumma.
Tee kulu- ja matkalasku laskutuspalveluun. Riippumatta siitä, laskutitko kuluja asiakkaalta, sinun on ilmoitettava ne laskutuspalvelulle, jotta ne osataan käsitellä oikein palkanlaskennassasi.
Täytä matkalasku huolellisesti: reitit, kilometrit ja matkan ajankohdat.
Luo kululasku muista hankinnoista. Liitä jokaiseen kuluerään selkeä kuva kuitista.
Nosta palkka. Kun asiakas on maksanut laskun, laskutuspalvelu käsittelee kulusi. Palkkalaskelmastasi näet erittelyn: verovapaat korvaukset on maksettu erillisenä, verottomana eränä, ja veronalaiset kulukorvaukset on käsitelty osana bruttopalkkaasi.
Vältä yleisimmät virheet kulukorvausten kanssa
Oikein hoidettuna kulukorvaukset ovat merkittävä etu, mutta virheet voivat tulla kalliiksi.
Virhe 1: Puutteelliset tositteet. Verottajan ja laskutuspalvelun perussääntö on yksinkertainen: ilman kuittia ei ole kulua. Säilytä kaikki alkuperäiset kuitit ja tositteet huolellisesti vähintään palkanmaksuun asti ja tarvittaessa pidempäänkin. Pelkkä pankkitilin veloitus ei riitä todisteeksi.
Virhe 2: Oletus kaikkien kulujen verovapaudesta. Yleinen harhaluulo on, että kaikki työhön liittyvät hankinnat voisi saada verovapaana korvauksena. Vain Verohallinnon määrittelemät matkakulut ovat verovapaita. Materiaalit, työkalut ja muut hankinnat käsitellään aina veronalaisina korvauksina.
Virhe 3: Tulonhankkimiskulujen unohtaminen omasta verotuksesta. Tämä on kenties yleisin ja kallein virhe. Jos jätät laskutuspalvelun kautta korvatut veronalaiset kulut ilmoittamatta omassa veroilmoituksessasi, maksat niistä täyden veron. Varmista siis aina, että ilmoitat kaikki tulonhankkimiskulut OmaVerossa.
Virhe 4: Kohtuuttomuus. Ilmoitettujen kulujen on oltava perusteltuja ja kohtuullisessa suhteessa laskutuksen määrään. Laskutuspalvelu seuraa tätä, ja myös verottaja voi kiinnostua tilanteesta, jossa kulut syövät jatkuvasti lähes koko laskutussumman.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko saada kulukorvauksia, jos en nosta palkkaa?
Et voi. Kulukorvaukset, sekä verovapaat että veronalaiset, voidaan maksaa ainoastaan palkanmaksun yhteydessä. Korvaus edellyttää, että on olemassa tuloa (laskutettu summa), josta korvaus voidaan tehdä. Jos et nosta palkkaa, ei ole mekanismia, jolla kulut voitaisiin sinulle korvata laskutuspalvelun kautta.
Miten työhuonevähennys toimii kevytyrittäjällä?
Tämä riippuu siitä, saatko tulosi palkkana vai työkorvauksena. Työhuonevähennystä ei koskaan käsitellä laskutuspalvelun kautta, koska se on luonteeltaan kaavamainen tai laskennallinen kulu — se haetaan aina itse omassa esitäytetyssä veroilmoituksessa. Vuoden 2026 verotuksesta alkaen palkkatuloa saava kevytyrittäjä ei kuitenkaan voi enää tehdä työhuonevähennystä lainkaan (ei kaavamaisena eikä todellisten kulujen mukaan) — tämä oikeus poistui palkkatuloilta uuden Verohallinnon päätöksen myötä, ja viimeinen mahdollisuus sen tekemiseen oli vuoden 2025 verotus. Jos sen sijaan saat tulosi työkorvauksena, voit edelleen käyttää joko Verohallinnon vuosittain vahvistamaa kaavamaista summaa (980 € / 490 € / 245 € vuonna 2026) tai vähentää todelliset, työkäyttöön kohdistuvat kulut, jos pystyt ne luotettavasti erittelemään.
Asiakkaani maksoi suoraan hotellini ja lentolippuni. Miten käsittelen tämän?
Jos asiakas maksaa kulun suoraan palveluntarjoajalle, sinulle ei synny kulua eikä sinun tarvitse käsitellä sitä laskutuspalvelun kautta. Asia on sinun ja asiakkaasi välinen järjestely, eikä se vaikuta palkanlaskentaasi. Jos sen sijaan maksat kulun ensin itse ja laskutat sen asiakkaalta, tulee sinun toimittaa kuitti laskutuspalvelulle, jotta se voidaan käsitellä oikein.