Laskutus ulkomaille kevytyrittäjänä: ohjeet ja muistilista
Kevytyrittäjänä voit laskuttaa työstäsi asiakkaita ympäri maailmaa hyödyntäen laskutuspalvelun tukea. Prosessi on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, mutta se vaatii huolellisuutta arvonlisäveron käsittelyssä, asiakkaan tietojen oikeellisuudessa ja laskun valuutassa. Kun nämä perusasiat ovat hallussa, kansainvälisten toimeksiantojen vastaanottaminen on turvallista ja vaivatonta. Laskutuspalvelu hoitaa monimutkaisen byrokratian, kuten valuuttamuunnokset ja viranomaisilmoitukset, puolestasi.
Miten ulkomaan lasku eroaa kotimaan laskusta?
Suurin ero on arvonlisäveron käsittely. Kun myyt palvelun ulkomaiselle yritysasiakkaalle, lasku on lähes aina arvonlisäveroton. Tämä johtuu kansainvälisen kaupan verotuskäytännöistä, jotka vaihtelevat sen mukaan, onko asiakas EU-alueella vai sen ulkopuolella.
1. Laskutus toiseen EU-maahan (yritysasiakas)
Kun myyt palvelun toisessa EU-maassa toimivalle yritykselle, sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta. Tämä tarkoittaa, että sinä et lisää laskulle Suomen arvonlisäveroa, vaan ostaja on velvollinen ilmoittamaan ja maksamaan veron omassa maassaan. Laskulle merkitään ALV 0 % ja lisätään maininta ”Reverse charge”.
Edellytyksenä tälle on, että asiakkaallasi on voimassa oleva VAT-tunnus (arvonlisäverotunniste). Ilman tätä tunnusta myyntiä ei voida käsitellä verottomana.
2. Laskutus EU:n ulkopuolelle (palvelun vienti)
Kun myyt palvelun elinkeinonharjoittaja-asiakkaalle EU:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa tai Norjassa, myyntimaa on yleissäännöksen (AVL 65 §) mukaan ostajan sijaintimaa. Tällöin laskusta ei peritä Suomen arvonlisäveroa, eikä siihen sovelleta EU:n sisäistä käännettyä verovelvollisuutta. Laskulle merkitään syy verottomuudelle, esimerkiksi 'VAT 0%, export of services' tai viittaus AVL 65 §:ään. Huomioi, että sääntö koskee erityisesti yritysasiakkaita — kuluttaja-asiakkaiden ja tiettyjen erityispalvelujen kohdalla säännöt voivat poiketa tästä.
3. Valuutta ja asiakastiedot
Voit sopia laskutuksen asiakkaan paikallisessa valuutassa, kuten dollareina tai kruunuina. Odeal hoitaa valuuttamuunnoksen ja maksaa palkan sinulle aina euroina. Ulkomaan laskulla asiakkaan tiedot, erityisesti virallinen nimi ja osoite, on oltava täsmälleen oikein.
Askel-askeleelta: Laskun luominen ulkomaiselle asiakkaalle
Kansainvälisen laskun luominen on suoraviivainen prosessi, kunhan noudatat oikeaa järjestystä ja olet huolellinen tietojen kanssa.
Vaihe 1: Varmista asiakkaan tiedot ennen työn aloittamista
Tämä on tärkein vaihe. Pyydä asiakkaalta seuraavat tiedot:
EU-yritys: Virallinen nimi, täydellinen osoite ja VAT-tunnus. Tarkista tunnuksen voimassaolo etukäteen EU:n VIES-verkkopalvelusta. Jos tunnus ei ole voimassa, et voi laskuttaa käännetyn verovelvollisuuden säännöillä.
EU:n ulkopuolinen yritys tai yksityishenkilö: Virallinen nimi ja täydellinen osoite.
Vaihe 2: Luo lasku laskutuspalvelun järjestelmässä
Kun valitset asiakkaan maaksi muun kuin Suomen, järjestelmä ohjaa sinua yleensä valitsemaan oikean ALV-käsittelyn, kuten 'palvelun myynti EU-alueelle (käännetty verovelvollisuus)' tai 'palvelun myynti EU:n ulkopuolelle'. Näissä tapauksissa laskulle merkitään ALV 0 %, vaikka kyse ei teknisesti ole verokannasta vaan siitä, ettei myyntiä veroteta Suomessa.
Vaihe 3: Määritä valuutta ja summa
Valitse laskun valuutta ja syötä työn sovittu hinta. Useimmat palvelut näyttävät sinulle arvion summasta euroina sen hetken valuuttakurssilla. Lopullinen euromääräinen summa vahvistuu, kun asiakas maksaa laskun ja raha on vaihdettu euroiksi.
Vaihe 4: Kirjoita selkeä palvelukuvaus englanniksi
Kuvaile tehty työ mahdollisimman selkeästi englanniksi tai asiakkaan omalla kielellä. Tämä on tärkeää asiakkaan kirjanpidon ja mahdollisen tullikäsittelyn kannalta. Esimerkiksi ”Graphic design services for marketing materials” on parempi kuin yleisluontoinen ”Project work”.
Vaihe 5: Tarkista ja lisää tarvittavat merkinnät
Varmista ennen lähettämistä, että laskulla on kaikki tarvittava. Laskutuspalvelut lisäävät yleensä automaattisesti vaaditut merkinnät verottomuudesta, kuten ”Reverse charge” tai vastaavan viittauksen arvonlisäverodirektiiviin.
Yleisimmät kompastuskivet ja niiden välttäminen
Kansainvälisessä laskutuksessa pienet virheet voivat aiheuttaa viiveitä ja ylimääräistä selvittelyä. Vältä nämä yleisimmät sudenkuopat.
Virhe: VAT-tunnus puuttuu tai se on tarkistamatta.
Seuraus: Laskua ei voida lähettää eteenpäin, mikäli VAT-tunnus on virheellinen.
Ratkaisu: Tee VAT-tunnuksen pyytämisestä ja tarkistamisesta rutiini ennen jokaista uutta EU-toimeksiantoa.
Virhe: Yksityishenkilöä laskutetaan verottomasti.
Seuraus: Palvelun myynti yksityishenkilölle toiseen EU-maahan on pääsääntöisesti Suomen arvonlisäveron alaista. Veroton lasku on virheellinen ja voi johtaa veroseuraamuksiin.
Ratkaisu: Selvitä aina, onko asiakas yritys vai kuluttaja. Jos asiakas on yksityishenkilö, lisää laskulle normaali Suomen ALV, ellei kyse ole erityispalveluista , joihin sovelletaan erillisiä sääntöjä.
Kansainvälisen työn muistilista
Laskun teknisen oikeellisuuden lisäksi on hyvä muistaa muutama muu kansainväliseen kauppaan liittyvä seikka.
Tee kirjallinen sopimus. Vaikka kyse olisi pienestä työstä, tee aina sähköpostitse tai sopimuspohjalla kirjallinen sopimus. Määritelkää työn sisältö, hinta, valuutta ja maksuehdot. Tämä ennaltaehkäisee väärinkäsityksiä.
Tarkista vakuutusturvasi. Odealin vastuuvakuutus on voimassa Suomessa tehtävässä, Odealin kautta laskutettavassa työssä sekä tähän työhön välittömästi liittyvillä matkoilla. Jos teet töitä pidempään ulkomailta käsin, kannattaa varmistaa Odealilta erikseen, kattaako vakuutus tilanteesi — laadukas vakuutusturva on olennainen osa riskienhallintaa ja antaa turvaa sekä sinulle että asiakkaallesi.
Sovi kulujen korvaamisesta. Jos työstä syntyy matka- tai materiaalikuluja, sovi niiden korvaamisesta asiakkaan kanssa etukäteen. Voit lisätä kulut laskulle erillisinä riveinä tai sisällyttää ne kokonaishintaan.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko oman Y-tunnuksen laskuttaakseni ulkomaille?
Et tarvitse. Toimit laskutuspalvelun Y-tunnuksen alla, ja palvelu hoitaa kaikki viranomaisilmoitukset, kuten yhteenvetoilmoitukset EU-myynneistä Verohallinnolle. Sinun tehtäväsi on vain luoda lasku oikeilla tiedoilla.
Asiakkaani on yritys Sveitsissä/Norjassa. Miten toimin?
Koska Sveitsi ei ole EU-maa, myyntiä pidetään palvelun vientinä EU:n ulkopuolelle. Lasku on arvonlisäveroton (ALV 0 %), etkä tarvitse VAT-tunnusta. Riittää, että laskulla on asiakkaan täydelliset ja viralliset yritystiedot. Huomaa, että Odealin kautta ei voi laskuttaa Norjaan.
Miten valuuttakurssi määräytyy?
Odeal muuntaa ulkomaanvaluutassa maksetun suorituksen euroiksi maksupäivän pankkikurssin mukaan. Palkkasi perustuu tähän euromääräiseen summaan, josta on vähennetty palvelumaksu.
Voinko tehdä töitä tiimissä ja laskuttaa ulkomaille?
Kyllä. Voit tehdä työn yhdessä muiden kevytyrittäjien kanssa. Asiakkaalle voidaan lähettää yksi yhteinen lasku, ja laskutuspalvelu jakaa suorituksen ennalta sovitun mukaisesti eri tekijöiden palkoiksi. Tämä edellyttää yleensä, että kaikki tiimin jäsenet ovat rekisteröityneinä samaan laskutuspalveluun.