Lasku lähetetty – mitä tapahtuu seuraavaksi? Kevytyrittäjän palkanmaksu askel askeleelta
Kun olet lähettänyt laskun laskutuspalvelun kautta, rahasi lähtevät monivaiheiselle matkalle, joka päättyy palkkana tilillesi. Kevytyrittäjän palkanmaksu on prosessi, jossa laskutuspalvelu toimii välikätenä sinun ja asiakkaasi välillä, hoitaen kaiken byrokratian, kuten verojen tilityksen ja vakuutusmaksut. Sinun ei siis tarvitse odottaa rahoja suoraan asiakkaaltasi, vaan laskutuspalvelu tilittää ne sinulle palkkana asiakkaan maksettua laskun.
Tämä järjestely vapauttaa sinut kirjanpitovelvollisuudesta ja ennakkoverojen maksusta. Keskityt vain työntekoon ja laskun luomiseen – palvelu hoitaa loput.
Vaihe 1: Laskun tarkistus ja lähetys asiakkaalle
Prosessi alkaa heti, kun olet luonut laskun laskutuspalvelun järjestelmässä. Et ole kuitenkaan yksin vastuussa sen oikeellisuudesta. Ennen kuin lasku lähtee asiakkaallesi, laskutuspalvelu tarkistaa sen sisällön varmistaakseen, että kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät.
Tarkistuksen jälkeen lasku toimitetaan asiakkaallesi valitsemallasi tavalla, yleensä sähköpostitse tai verkkolaskuna. Esimerkiksi ennen kello 15 jätetyt laskut lähetetään usein jo saman arkipäivän aikana.
Tämän jälkeen laskutuspalvelun rooli muuttuu aktiiviseksi valvojaksi. Se seuraa, että asiakkaasi maksaa laskun eräpäivään mennessä. Jos maksu myöhästyy, palvelu lähettää maksumuistutuksen ja tarvittaessa käynnistää perintätoimet. Sinun ei tarvitse itse soitella asiakkaan perään, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
Vaihe 2: Palkan laskenta – mitä laskun summasta vähennetään?
Kun asiakkaasi maksu saapuu laskutuspalvelun tilille, alkaa palkanlaskenta. Summa, jonka saat tilillesi, ei ole sama kuin laskun loppusumma, sillä siitä tehdään useita lakisääteisiä vähennyksiä. Tämä on kevytyrittäjyyden ydin: laskuttamasi summa muunnetaan viralliseksi palkkatuloksi.
Käytännössä laskenta etenee seuraavasti:
Arvonlisävero (ALV) erotellaan. Laskun loppusummasta erotetaan ensimmäisenä arvonlisävero, joka on useimmalle asiantuntijatyölle yleisen verokannan mukainen 25,5 %. Laskutuspalvelu tilittää tämän osuuden suoraan Verohallinnolle. Esimerkiksi 1255 euron laskusta 255 euroa on arvonlisäveroa.
Palvelumaksu vähennetään. ALVittomasta summasta (esimerkissämme 1000 €) vähennetään laskutuspalvelun palvelumaksu, joka on tyypillisesti prosenttipohjainen.
Vakuutusmaksut pidätetään. Palvelumaksuun sisältyy yleensä lakisääteinen tapaturmavakuutus ja toiminnan vastuuvakuutus. Nämä tarjoavat turvaa sekä sinulle että toimeksiantajallesi vahingon sattuessa.
Ennakonpidätys suoritetaan. Jäljelle jäävästä summasta, eli bruttopalkastasi, vähennetään ennakonpidätys verokorttisi mukaisesti. Laskutuspalvelu ilmoittaa maksetut palkat ja toimitetut ennakonpidätykset tulorekisteriin.
Lopullinen summa on nettopalkkasi, joka siirretään pankkitilillesi.
Vaihe 3: Palkanmaksu tilille – milloin rahat saapuvat?
Palkanmaksun nopeus on yksi laskutuspalveluiden keskeisistä kilpailuvalteista. Pääsääntöisesti palkka maksetaan sinulle heti samana arkipäivänä, kun asiakkaasi maksusuoritus on kirjautunut laskutuspalvelun tilille.
Pankkien välisissä siirroissa on kuitenkin eroja. Jos käytät samaa pankkia kuin laskutuspalvelu, palkka näkyy tililläsi yleensä välittömästi. Muiden pankkien tileille siirto vie tyypillisesti yhden pankkipäivän.
Entä jos tarvitset rahat nopeammin?
Joskus et voi odottaa asiakkaan maksusuoritusta. Tällöin voit hyödyntää lisäpalveluita, kuten hetipalkkaa. Hetipalkka tarkoittaa, että laskutuspalvelu maksaa palkan sinulle jo ennen kuin asiakas on maksanut laskun. Palvelulla on oma riskinsä, joten siitä peritään yleensä erillinen, prosenttipohjainen maksu (esim. 5 % laskun ALVittomasta summasta) tai kiinteä pikamaksu (15 euroa). Hetipalkan saaminen edellyttää tyypillisesti, että loppuasiakkaalla on moitteeton maksuhistoria ja luottotiedot kunnossa.
Kulujen ja matkakorvausten käsittely
Työstä aiheutuneet kulut, kuten materiaalihankinnat tai matkakulut, voidaan käsitellä palkanmaksun yhteydessä, mikä voi parantaa nettotulojasi merkittävästi. Tapa riippuu siitä, laskutatko kulut asiakkaalta vai et.
1. Asiakkaalta laskutettavat kulut Jos olet sopinut asiakkaan kanssa, että hän korvaa esimerkiksi materiaalikulut, voit lisätä ne laskulle omina riveinään. Nämä kulut korvataan veronalaisina kulukorvauksina palkanmaksun yhteydessä ja ne ilmoitetaan tulorekisteriin veronalaisena tulona, vaatien erillisen ilmoituksen omassa verotuksessa. Voit ilmoittaa vastaavat kulut omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi tulonhankkimiskuluina.
2. Verovapaat matkakorvaukset (päivärahat ja kilometrikorvaukset) Matkakulut ovat eri asia. Voit saada ne verovapaasti, jolloin ne maksetaan bruttopalkkasi päälle eivätkä vaikuta veroprosenttiisi. Voit joko lisätä ne asiakkaan laskulle tai ilmoittaa ne erillisellä matkalaskulla suoraan laskutuspalvelulle. Palvelu maksaa ne sinulle verovapaasti bruttopalkkasi päälle Verohallinnon ohjeiden mukaisesti.
Vuoden 2025 alusta alkaen matkakulujen käsittely helpottui entisestään. Uusien sääntöjen mukaan verovapaat matkakorvaukset voidaan maksaa, vaikka niitä ei olisi erikseen laskutettu loppuasiakkaalta. Tämä antaa joustoa hinnoitteluun. Aiheesta löytyy lisätietoa Odealin Tiedotteet-osiosta (Odeal - Kevytyrittäjä).
Erityistilanteet: ulkomaan laskutus ja korttimaksut
Kevytyrittäjyys taipuu moneen tilanteeseen, jotka poikkeavat peruslaskutuksesta.
Ulkomaan laskutus: Voit laskuttaa myös ulkomaisia asiakkaita. EU-alueen yrityksiä laskutettaessa arvonlisäverokanta on yleensä nolla, kunhan laskuun on merkitty asiakkaan voimassa oleva VAT-tunnus.
Työskentely apulaisten kanssa: Jos teet projektin yhdessä toisen kevytyrittäjän kanssa, asiakkaalle voidaan lähettää yksi yhteinen lasku. Laskun summa voidaan jakaa laskutuspalvelussa usealle palkansaajalle heidän omien käyttäjätiliensä kautta.
Korttimaksujen vastaanotto: Jos työsi luonne vaatii maksujen vastaanottamista heti paikan päällä (esim. parturi-kampaaja, hieroja), voit hyödyntää Odealin "Vastaanota korttimaksuja" -kaltaisia maksupääteratkaisuja. Myynnit kirjautuvat automaattisesti laskutuspalveluun, ja voit nostaa kertyneet varat palkkana itsellesi sopivana ajankohtana.
Palkan säästäminen: Sinun ei ole pakko nostaa kaikkea ansaittua rahaa palkkana heti. Voit kerätä saldoa laskutuspalvelun tilille ja nostaa palkan silloin, kun se sopii parhaiten omaan talouteesi ja verosuunnitteluusi.
Kevytyrittäjän palkanmaksuprosessi on suunniteltu poistamaan hallinnollinen taakka ja antamaan sinulle vapauden keskittyä olennaiseen. Kun ymmärrät, miten raha liikkuu laskusta palkaksi, osaat myös hyödyntää järjestelmän mahdollisuuksia tehokkaammin ja varmistat, että saat työstäsi ansaitsemasi korvauksen vaivattomasti.